承認フローを使う
承認フローは、音声をアップロードした人が申請し、指定された承認者が書き起こしを確認する機能です。承認されるまでは、ほかのチームメンバーも見られる「ファイル」には表示されません。
承認の流れ
- 音声をアップロードした人が、書き起こしを確認・修正します。
- 音声をアップロードした人が「承認申請する」を押します。
- 承認者が内容を確認します。
- 問題がなければ「承認」を押します。ファイルは「チームのファイル」に表示されます。
- 修正が必要なら「修正を依頼」を押します。音声をアップロードした人が内容を直し、「承認を再申請」を押します。
詳しい操作は、自分に当てはまる見出しだけ確認してください。
- 管理ロールの人：承認フローを設定し、承認者を選びます。
- 音声をアップロードした人：内容を確認して承認を申請します。
- 承認者：内容を確認し、承認または修正依頼を行います。
承認者とファイルの権限
- 承認フローを設定できるのは、管理ロールの人です。
- 承認者には、管理ロール・編集ロール・提出ロールの人を指定できます。閲覧ロールの人は指定できません。
- 承認者の指定はチームロールとは別です。管理ロールの人も、承認者に指定されていなければ承認や修正依頼はできません。
- 承認フローをオンにしている間は、承認者を1人以上設定する必要があります。
ファイルの状態と、できること
| 状態 | 見える人 | 次にできること |
|---|---|---|
| 未申請 | 音声をアップロードした人、管理ロール、指定された承認者 | 音声をアップロードした人が内容を修正し、「承認申請する」を押す |
| 承認待ち | 音声をアップロードした人、管理ロール、指定された承認者 | 指定された承認者が内容を確認・修正し、承認または修正を依頼する |
| 修正依頼あり | 音声をアップロードした人、管理ロール | 音声をアップロードした人が内容を修正し、「承認を再申請」を押す |
| 承認済み | チームロールで「チームのファイル」を閲覧できる人 | 管理ロールと編集ロールが内容を修正できる |
補足※どの状態のファイルもチーム管理者は確認できます。
※未申請・承認待ちのファイルは、URLを知っていても、音声をアップロードした本人、チーム管理者、指定された承認者以外は開けません。
※承認前ファイルを完全に削除できるのは、チーム管理者と指定された承認者です。削除したファイルはゴミ箱に移動しません。
※チーム管理者は、「チーム設定」の「承認フロー」から承認者を設定できます。
編集ロールや音声をアップロードした本人でも、チーム管理者または指定された承認者でなければ、承認前ファイルを完全に削除できません。
【管理ロール向け】承認フローを設定する
この設定は、チームで承認フローを使い始めるときに行います。
- 「チーム設定」の「承認フロー」を開きます。
- 「承認フローを使う」をオンにします。
- 承認者がすでに設定されている場合は、確認画面の説明を読み、「変更する」を押します。
- 承認者が未設定の場合は、先に承認者の選択画面が開きます。1人以上を選び、「変更する」→「変更を確定」の順に押します。
補足※承認前ファイルを完全に削除できるのは、チーム管理者と指定された承認者です。
承認前ファイルや修正依頼中のファイルが残っている間は、承認フローをオフにできません。すべて承認または削除してから変更してください。
承認者を選ぶ
「承認者（複数選べます）」の編集アイコンを押し、確認を任せるメンバーを選びます。閲覧ロールの人は候補に表示されません。
承認者は複数選べます。誰か1人が承認すると、ファイルは「チームのファイル」に表示されます。承認者から外された人は、その時点から承認や修正依頼ができなくなります。
【音声をアップロードした人向け】承認を申請する
書き起こしが終わったら、内容を確認してから申請します。書き起こし処理中は申請できません。
- 書き起こしの内容を確認し、必要に応じて修正します。
- サイドバーの「承認フロー」を開き、「自分が作成」から対象ファイルの「開く」を押します。
- ファイル右上の「承認操作」から「承認申請する」を押します。
- 必要に応じて「承認申請コメント（任意）」を入力し、「申請」を押します。
- ファイルが「承認待ち」になります。
一覧では承認操作を行いません。対象ファイルを「開く」ことで、申請ボタンが表示されます。
修正を依頼されたとき
「自分が作成」に「修正依頼あり」と修正コメントが表示されます。ファイルを開いて内容を直し、右上の「承認操作」から「承認を再申請」を押してください。
【承認者向け】承認する・修正を依頼する
- サイドバーの「承認フロー」を開き、「あなたが承認可能」から対象ファイルの「開く」を押します。
- 内容を確認します。必要に応じて、承認者が内容を修正することもできます。
- ファイル右上の「承認操作」を押します。
- 問題がなければ「承認」を押します。修正が必要なら「修正を依頼」を押し、修正コメントを入力します。修正コメントは必須です。
一覧には「開く」だけが表示されます。承認や修正依頼は、ファイルを開いた後に行います。
承認中に内容を修正した場合は、誰が修正したかが履歴に残ります。「作成した本人による承認を許可」がオンの場合は、自分で作成した内容を承認するときに注意が表示されます。オフの場合は、自分で作成した内容を承認できません。
承認済みのファイルを承認前に戻す
指定された承認者は、承認済みファイルの「承認フローの詳細」から「承認前に戻す」を選べます。実行すると、ファイルは「チームのファイル」から外れて承認待ちに戻ります。
【管理ロール向け】通知と表示を調整する
「チーム設定」の「承認フロー」では、次の設定も変更できます。
- 作成した本人による承認を許可：オフにすると、音声をアップロードした人が承認者に指定されていても、自分で作成したファイルは承認できません。
- サイドバーに件数を表示：承認待ちの件数をサイドバーに表示するかを切り替えます。
チームの完了通知は、承認フローがオンの場合、書き起こし完了時ではなく承認後に送信されます。