定期作成を使う

定期作成は、指定期間の書き起こしから、毎日または毎週レポートを自動作成する機能です。日報や週報、案件状況の把握、リスクの確認などに活用できます。対象になるのは、対象期間の承認済みの書き起こしです。

補足

定期作成は現在、お試し版として提供しています。お試し版の提供期間中は無料でご利用いただけます。

補足

定期作成を設定できるのは、管理ロールと編集ロールのアカウントです。

定期作成を始める

1. 「辞書・フォーマット」を開く

左のメニューから 辞書・フォーマット を開き、下へスクロールします。フォーマット管理 の一番下に 定期作成 の欄があります。閉じている場合は 展開 を押します。

2. フォーマットを選ぶ

目的に近い標準フォーマットのカードを押すか、カスタム の 新規フォーマット からチーム独自の形式を作ります。

• 週次サマリ：1週間の重要な変化、判断してほしいこと、必要な支援をまとめます。
• 日次サマリ：対象期間の出来事を時系列でまとめ、現在の状況と次の対応を整理します。
• リスク抽出：誰がいつまでに判断するか、放置した場合の影響、止まっている原因を整理します。
• 顧客・案件把握：状況が変わった顧客や案件、失注・遅延のリスク、追加提案の機会をまとめます。

定期作成用のカスタムフォーマットは、1チームにつき最大3個まで作成できます。

3. 作成スケジュールを設定する

標準フォーマットの場合

カードを押すとプレビューが開きます。右側の スケジュール設定 を押します。

右側に 作成スケジュール が開きます。次の項目を選び、この内容で保存 を押します。

• 作成タイミング：毎日（平日のみ／土日も含む）または毎週（曜日）と、作成する時刻を選びます。選んだ時刻は作成開始時刻です。ファイルの完成まで時間がかかる場合があります。
• 対象：書き起こしの作成者（全員またはメンバー）と、期間（当日分／直近24時間／直近7日間）を選びます。
• メール通知：任意です。手順4をご覧ください。

カスタムフォーマットの場合

新規フォーマット から作成するか、作成済みのカードを押して 編集 を押します。編集画面の右側に 作成スケジュール が表示されます。フォーマットの内容とスケジュールを設定したら、画面上部の 変更を保存 を押します。

4. メール通知を設定する（任意）

完成をメールで受け取りたい場合は、作成スケジュールの メール通知 に通知先を入力し、表示される 確認メールを送る を押します。届いたメールのリンクから認証すると、その定期作成の通知先になります。空欄の場合、メールは送信されません。

5. 定期作成を稼働する

保存した直後は 停止中 です。プレビューを開くと、右側に保存した作成タイミングと対象が表示されます。停止中 の横のスイッチをONにします。

確認画面で内容を確かめ、稼働する を押します。

稼働中のフォーマットは、カードの下に作成タイミング（例：毎週金曜日）が青く表示されます。プレビューには次回の作成日時も表示されます。

停止するときは、プレビューのスイッチをOFFにし、確認画面で 無効にする を押します。設定内容は残るため、あとで再開できます。

動作を確認する

設定を保存すると、作成スケジュールの 動作テスト を押せるようになります。保存済みの設定でレポートを1件作ります。保存していない変更がある間は押せません。

完成まで5〜10分ほどかかることがあります。画面を閉じても処理は続き、完成すると ファイル に追加されます。完了後は作成スケジュールの 前回の作成 に結果が表示され、ファイルを確認 から作成されたファイルを開けます。

補足

• 定期作成のカスタムフォーマットは、通常のカスタムフォーマットとは別に管理されます。
• Word・Excel形式の定期作成は現在準備中です。
• フォーマットを削除すると、保存済みの定期作成設定も削除されます。作成済みのファイルは残ります。