ファイル画面（履歴）を使う
「ファイル」画面では、作成した書き起こしを探す、開く、フォルダで整理する、複数選んで結合する、ゴミ箱から復元する、といった操作ができます。
画面上部には「履歴」と「ファイル」の2つのタブがあります。日付順に最近の書き起こしを確認したいときは「履歴」、フォルダで整理したいときは「ファイル」を使います。
基本の見方
- タイトル：書き起こしの名前です。結果画面や一覧から変更できます。
- 日付：作成日時や録音日を確認できます。あとで探すときの手がかりになります。
- 検索：虫眼鏡ボタンから、タイトルや議事録の内容で探せます。
- 並び替え：「タイトル順」「作成日順」「録音日順」で表示順を変えられます。
- フォルダ：「ファイル」タブで、書き起こしを部署別・案件別などに分けて整理できます。
履歴タブで最近の書き起こしを開く
「履歴」タブには、書き起こしが新しい順に表示されます。カードの「開く」を押すと、書き起こし結果を確認できます。
PCでは、開き方をキーボードで変えられます。
| 操作 | 動き |
|---|---|
| 通常クリック | 同じ画面内で開く |
Mac: Command + クリック / Windows: Ctrl + クリック | 新しいタブで開く |
Shift + クリック | 新しいウィンドウで開く |
これまでの経緯を確認する
商談や打ち合わせの話がどう進んできたかを、関連する録音の要約とともに時系列で振り返れます。ベータ機能の設定は不要です。
1. 録音を開く
「ファイル」画面で録音を開き、「書き起こし」または「議事録」タブを選びます。本文の左側に十分な余白があるとき、関連する録音の経緯が表示されます。
2. 話の流れを振り返る
日付と要約をたどると、前回までに話した内容と、今回までの進展を確認できます。話題が複数ある場合は、見出しを押すとその話題の経緯を開閉できます。閉じている話題には、前回または次回の概要が表示されます。
同じ名前で繰り返し開催される会議は、会議全体の流れもまとめます。表示は最大3枠で、定例会議の流れがある場合は、その1枠と話題別の経緯2枠までです。各枠は現在の録音と、その前の5件・後の2件までを表示します。週次・月次といった開催頻度は推測しません。
3. 元の録音で詳しく確認する
一覧から過去の録音を押すと、新しいタブで開きます。要約だけでは分からない詳しい内容を、元の書き起こしや録音で確認してください。
検索中・表示されない場合
- 「経緯を探しています…」の表示中は、関連する録音を探しています。表示にマウスを重ねると説明を確認できます。録音の数や内容によっては、時間がかかる場合があります。
- 関連する会議が見つからない場合は、グレーのロボットと「関連する会議は見つかりませんでした」が表示されます。
- 画面が狭い場合は経緯を表示しません。PCでウィンドウを広げてください。分割表示と定期レポートでも経緯は表示されません。
作成者で絞り込む
履歴タブでは、書き起こしを作成者ごとに絞り込めます。画面上部の 結合 の右側から作成者を選択してください。タイトル検索との併用も可能です。
提出者には自身の書き起こしのみが表示されるため、作成者メニューは表示されません。
複数のファイルを選ぶ
複数の書き起こしを移動・結合・ゴミ箱に移動したいときは、複数選択モードを使います。
- 「ファイル」タブでチェックのアイコン（複数選択）を押します。
- 対象のファイルにチェックを入れます。
- 必要な操作を選びます。移動、結合、ゴミ箱に移動ができます。
PCでは、Shift を押しながら選ぶと、前に選んだファイルから今回選んだファイルまでをまとめて選択できます。スマートフォンでは、複数選択モードを開いて、対象のファイルを1つずつ選んでください。
ドラッグしてファイルを移動する
PCでは、「ファイル」タブの書き起こしを移動先フォルダへドラッグ＆ドロップして、すばやく整理できます。フォルダを別のフォルダへドラッグして、階層を変更することもできます。
- 書き起こしをフォルダへドロップすると、そのフォルダへ移動します。
- 書き起こしを「未整理」へドロップすると、フォルダから取り出せます。
- フォルダを自分自身や配下のフォルダへ移動することはできません。
移動に失敗した場合は、表示が元の場所へ戻ります。通信状態を確認して、もう一度操作してください。スマートフォンでは、複数選択モードの「移動」を使用してください。
AIで未整理ファイルを整理する（β）
AIファイル整理を使うと、書き起こしの内容をもとに、未整理のファイルに合う移動先フォルダを提案できます。AIの提案を確認・修正してから移動を確定するため、ボタンを押しただけでファイルが移動することはありません。
1. ベータ機能を有効にする
- 画面左下の 人型アイコン（あなたについて）を押します。
- 設定画面の「ベータ機能」までスクロールします。
- 「AIファイル整理（β）をONにする」を有効にします。
2. 自動整理を開く
「ファイル」タブで「未整理」を開き、「AIで自動整理」を押します。複数選択モードで未整理ファイルを選び、AIのアイコンから選択したファイルだけを整理することもできます。
自動整理の対象は、書き起こし処理が完了した未整理ファイルです。一度に最大 100件 まで整理できます。閲覧のみの権限では実行できません。
3. 整理案を作成する
必要に応じて「フォルダの作成を許可」をオンにし、「整理してもらう」を押します。既存のフォルダに合わないファイルがある場合、AIが新しいフォルダを提案します。この時点では、フォルダの作成やファイルの移動は行われません。
4. 整理内容を確認・修正する
提案されたフォルダと移動対象のファイルを確認します。整理案が複数ある場合は案を切り替えられます。必要に応じて、次の変更ができます。
- 移動するファイルの選択を外す
- ファイルごとの移動先を変更する
- 提案された新規フォルダを作成しない設定にする
- 新規フォルダの名前や作成場所を変更する
5. 整理を実行する
内容を確認して「この内容で整理する」を押すと、選択したファイルが移動します。完了画面で処理結果を確認してください。
補足AIの提案が意図どおりとは限りません。実行前に、移動先と対象ファイルを必ず確認してください。
書き起こしを結合する
複数の書き起こしを1つにまとめたい場合は、複数選択モードで2件以上を選び、「 結合」を押します。
結合できるのは 最大10件 までです。結合後のタイトルを入力し、必要に応じて「結合元の書き起こしを削除する」を選びます。
結合元を削除する設定にした場合も、削除されたファイルはまずゴミ箱に移動します。
ゴミ箱と完全削除
削除した書き起こしは、まずゴミ箱に入ります。必要なものは「復元」、不要なものは「完全削除」を選びます。
「完全削除」と「ゴミ箱を空にする」は取り消せません。